We Care Soins et Services à Domicile
Protection des renseignements personnels
Politiques et pratiques

Introduction
Le droit à la vie privée est la capacité d’une personne à exercer un degré substantiel de contrôle sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels. We Care Soins et Services à Domicile respecte le droit à la vie privée des personnes, et, afin d’assurer le respect de ces droits, a mis en place les politiques et pratiques qui suivent.

Exposé général des politiques
We Care s’engage à assurer que les renseignements personnels concernant ses clients, employés et partenaires en affaires sont recueillis, conservés, mémorisés et divulgués d’une façon qui permette aux intéressés d’être informés de l’utilisation faite des informations, et d’avoir confiance dans le processus que nous suivons pour protéger la confidentialité des informations.

Nos politiques s’inspirent des dix principes sur la vie privée, énoncés dans la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Bien que d’autres juridictions détiennent des règlements sur la vie privée, les principes énoncés dans la loi fédérale couvrent tous les aspects de la vie privée et constituent les principes sous-jacents de bon nombre de règlements en vigueur.

Ces principes sont les suivants:

• Responsabilité
• Détermination des fins de la collecte des renseignements
• Consentement
• Limitation de la collecte
• Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
• Exactitude
• Mesures de sécurité
• Transparence
• Accès aux renseignements personnels
• Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Premier principe – Responsabilité
Il incombe au Directeur des ressources humaines de s’assurer que chacun des bureaux de We Care respecte les principes énoncés dans ce document. Chaque Directeur de franchise délèguera à un membre de son équipe sur place la charge des principes de la vie privée.

Pratiques

1. L’individu nommé pour s’assurer du respect du principe de responsabilité dans chaque franchise aura le titre de Responsable de la protection de la vie privée. Cette personne détiendra suffisamment d’autorité pour assurer le respect du principe de responsabilité.
2. Notre engagement consiste à:
   • protéger les renseignements personnels;
   • permettre aux personnes de demander de l’information au sujet de leurs renseignements personnels et d’en demander des modifications;
   • former et éduquer le personnel;et à
   • rédiger des documents explicatifs concernant ces pratiques pour diffusion aux clients et au personnel.
3. Nous utiliserons des moyens raisonnables afin de nous assurer qu’un degré comparable de protection est fourni aux renseignements personnels qui sont en cours de traitement pas une tierce partie.

Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements
Nous déterminerons les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis, avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Pratiques

1. Nous déterminerons les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis et les communiquerons aux individus concernés avant la collecte ou au moment de celle-ci.
2. Nous pouvons choisir de communiquer cette précision de vive voix ou par écrit. Nous traiterons par notification écrite dans la mesure du possible.
3. Nous déterminerons toute nouvelle fin qui survient au cours de l’utilisation de renseignements personnels – et obtiendrons au préalable le consentement pour ce nouvel usage - même si nous avons déjà déterminé des finsinitiales. Cependant, nous ne procéderons ainsi uniquement lorsque les nouvelles fins constituent véritablement une «nouvelle» utilisation, par exemple lorsque les fins maintenant proposées sont suffisamment différentes des fins initialement déterminées.

Troisième principe – Consentement
Nous obtiendrons le consentement approprié de toute personne pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels, sauf dans les situations où la loi fournit une exception.

Pratiques

1. Nous pouvons obtenir un consentement explicite dans le but de la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, ou bien nous pouvons déterminer qu’un consentement implicite a été donné vu les circonstances.
2. Un consentement explicite est une autorisation spécifique donnée par la personne à We Care, de vive voix ou par écrit. Dans le cas d’un consentement implicite, We Care n’a pas reçu d’autorisation spécifique, mais les circonstances nous autorisent à collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels.
3. Un consentement explicite de vive voix peut être donné en personne ou par téléphone. Si nous obtenons un consentement explicite de vive voix, nous en prendrons note dans le dossier
4. Une personne peut retirer son consentement en tout temps.
5. Exceptions : dans certaines circonstances, il n’est pas obligatoire que nous obtenions le consentement d’une personne ou que nous expliquions les fins concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels. Ces exceptions incluent mais ne se limitent pas à:
   • Collecte : nous pouvons procéder à la collecte de renseignements personnels sans consentement dans les cas où il s’agit de l’intérêt de la personne et que son consentement rapide n’est pas disponible, ou bien pour enquêter sur une violation de consentement ou sur la transgression à une loi.
   • Utilisation : nous pouvons utiliser les renseignements personnels sans consentement pour des raisons similaires à celles énumérées ci-dessus sous «Collecte», et aussi en cas de situation d’urgence dans laquelle la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.
   • Divulgation : nous pouvons divulguer les renseignements personnels sans consentement pour des raisons concernant l’application de la loi et la sécurité nationale, le recouvrement des créances, à un avocat nous représentant, et dans une situation d’urgence au cours de laquelle la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.

Quatrième principe – Limitation de la collecte
Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées.

Pratiques

1. Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires à des fins spécifiques et légitimes. Nous ne recueillerons pas de renseignements de façon arbitraire.
2. Nous ne recueillerons des renseignements personnels que de façon honnête et licite et non en trompant ou induisant en erreur les personnes quant aux fins auxquelles les renseignements sont recueillis.
3. Nous communiquerons de façon régulière aux membres de notre personnel chargés des renseignements personnels nos politiques et pratiques se rapportant à la limitation de la collecte des renseignements personnels.
4. Il se peut que le personnel doive obtenir des renseignements personnels sur des clients par l’intermédiaire d’un tiers, tel qu’identifié par exemple dans le Consentement sur les renseignements personnels.

Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Nous ne conserverons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

Pratiques

1. Nous n’utiliserons ou ne divulguerons des renseignements personnels qu’à des fins légitimes et déterminées.
2. Nous ne conserverons des renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils avaient été collectés. Nous nous conformerons à la législation pertinente concernant la durée de conservation des renseignements personnels pour la ou les province(s) dans laquelle/lesquelles nous sommes établis.
3. Un renseignements personnel qui a servi à prendre une décision au sujet d’une personne ne sera conservé que pendant une durée suffisante pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit à l’accès à l’information après que la décision a été prise. La durée de cette période n’excèdera pas les exigences prévues par la loi en ce qui concerne les périodes de conservation.
4. Les renseignements personnels dont on n’a plus besoin aux fins précisées seront détruits, effacés ou dépersonnalisés.

Sixième principe – Exactitude
Les renseignements personnels que nous recueillons doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Pratiques

1. Notre organisme s’assurera, de façon régulière, du degré d’exactitude et du caractère complet des renseignements personnels qui nous sont confiés et sont sous notre contrôle.
2. Nous nous attendons à ce que les personnes qui nous fournissent leurs renseignements personnels le fassent de manière précise et complète.
3. Tel qu’exposé de façon plus complète dans le Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels, nous fournirons un recours aux personnes qui semblent avoir des corrections légitimes à apporter à leur dossier de renseignements personnels. Une fois que nous aurons identifié des erreurs ou des oublis d’importance, nous apporterons des corrections ou des modifications aux renseignements destinés à des tiers, telles les compagnies d’assurances, qui ont eu accès aux renseignements concernés.

Septième principe – Mesures de sécurité
Nous protégerons les renseignements personnels sous notre contrôle d’une manière correspondant à leur degré de sensibilité.

Pratiques

1. Nous protégerons le caractère privé des renseignements personnels, quelque soit la forme sous laquelle ils sont conservés, contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées.
2. Un plus haut niveau de protection protègera les renseignements personnels plus sensibles. Cependant, nous essayerons généralement d’obtenir le plus haut niveau de sécurité possible.
3. Afin de déterminer quels niveaux de protection sont appropriés, nous considérerons les facteurs suivants:
   • la sensibilité des renseignements;
   • la quantité de renseignements mémorisés;
   • les tiers auxquels les renseignements seront divulgués;
   • le format dans lequel les renseignements sont mémorisés; et
   • la façon dont les renseignements sont matériellement mémorisés.
4. Nos méthodes de protection comprennent :
• des moyens matériels, par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux;
• des mesures techniques, par exemple l’usage de mots de passe et du chiffrement.
5. Nous ferons le nécessaire pour que notre personnel soit avisé de nos politiques et pratiques sur la protection des renseignements personnels, et qu’il puisse y avoir accès:
   • en formant le personnel au sujet de la protection des renseignements personnels, et
   • en tenant régulièrement des réunions pour le personnel, au cours desquelles nous passerons en revue nos pratiques que nous réviserons lorsque approprié.
6. Nous prendrons des précautions lors de l’élimination ou de la destruction de renseignements personnels, afin d’empêcher des tiers non autorisés d’obtenir accès à ces renseignements. Ces mesures comprennent:
   • l’assurance que personne ne puisse recouvrir des renseignements personnels après qu’ils ont été éliminés;
   • le déchiquetage des documents avant de les recycler; et
   • la suppression des renseignements mémorisés électroniquement.

Huitième principe – Transparence
Nous rendrons facilement accessibles aux personnes des renseignements précis sur nos politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels sous notre contrôle.

Pratiques

1. Une personne pourra obtenir, sans efforts déraisonnables, de l’information au sujet de nos politiques et de nos pratiques.
2. Nous informerons notre réceptionniste et les autres membres de notre personnel du nom du/de la Responsable de la protection de la vie privée, de façon à ce que les membres du public en soient facilement avisés.
3. Il se peut que nous rendions l’information concernant nos politiques et nos pratiques accessibles de diverses façons, y compris en postant l’information sur notre site Web.
4. L’information que nous rendrons publiquement disponible comprendra:
   • le nom, la fonction et l’adresse du/de la Responsable de la protection de la vie privée;
   • la description du moyen d’accès aux renseignements personnels que possède l’organisation; et
   • la description du genre de renseignements personnels que possède l’organisation, y compris une explication générale de l’usage auxquels ils sont destinés.

Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels
Toute personne qui en fera la demande sera informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels qui se trouvent sous notre contrôle, et pourrait être autorisée à les consulter et à en contester l’exactitude et l’intégralité.

Pratiques

1. Toute personne qui en fera la demande par écrit sera informée du fait que nous possédons des renseignements personnels à son sujet, le cas échéant. Si nous détenons de telles informations, sur demande écrite nous lui permettrons de les consulter et d’en connaître l’usage général qu’il en est fait.
2. La façon donnée pour accéder à ces informations variera en fonction du format dans lequel les informations sont mémorisées (par exemple sur papier ou électroniquement), de la quantité d’information et d’autres facteurs.
3. Toute personne qui en fera la demande par écrit recevra un relevé des tiers à qui il se peut que nous ayons communiqué les renseignements personnels la concernant. Si nous ne pouvons énoncer avec exactitude quels tiers pourraient avoir reçu les renseignements, nous fournirons alors une liste des organisations auxquelles nous pourrions avoir communiqué de tels renseignements.
4. La pratique pour faire une demande est la suivante:
   • Toutes les demandes doivent être faites par écrit, en précisant en détails si possible les renseignements personnels que vous demandez.
   • Nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, à moins que nous ne vous avisions au préalable que nous avons besoin d’un délai plus long pour répondre.
   • Raisons – si nous refusons une demande, nous aviserons la personne par écrit en expliquant les raisons de notre refus et les recours dont la personne pourrait bénéficier, incluant la possibilité qu’elle dépose une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.
   • Présomption de refus – nonobstant les sous-paragraphes b) et c), si nous ne répondons pas dans les délais indiqués ci-dessus, il y aura présomption que nous avons refusé la demande.
5. Certaines exceptions pourraient nous empêcher de donner accès aux renseignements personnels, y compris les cas où :
   • des renseignements personnels concernant d’autres personnes pourraient être révélés;
   • des renseignements commerciaux à caractère confidentiel pourraient être révélés;
   • la vie ou la sécurité d’une personne pourrait être en danger;
   • les renseignements ont été recueillis par consentement à des fins reliées à une enquête concernant une violation de consentement ou à la transgression à une loi; ou
   • les renseignements ont été générés au cours du processus de résolution d’une dispute formelle.

Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toute personne peut adresser à notre Responsable de la protection de la vie privée une contestation concernant le respect des politiques et pratiques ci-dessus.

Pratiques

1. Toute personne qui présente une demande de renseignements ou dépose une plainte concernant notre gestion de ses renseignements personnels – ou au sujet de nos politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels – sera informée de nos procédures pertinentes concernant les plaintes.
2. Pour formuler une plainte, une personne doit soumettre par écrit une demande donnant l’information de base ainsi qu’une description de la nature de la plainte.
3. La pratique à suivre pour formuler une plainte au sujet de notre organisation est la suivante:
   • une demande écrite doit être faite auprès de notre Responsable de la protection de la vie privée;
   • nous accuserons immédiatement réception de la plainte;
   • une personne sera assignée à l’enquête;
   • l’enquêteur bénéficiera d’un accès illimité aux dossiers et au personnel;
   • nous éclaircirons les faits directement avec le demandeur, lorsque approprié; et
   • nous aviserons le demandeur par écrit de l’issue de l’enquête, y compris des mesures éventuelles prises pour rectifier le problème, le cas échéant
4. Nous prendrons note de toute plainte formulée par les clients, ainsi que de nos actions prises en réponse à des plaintes, en inscrivant ces détails dans le dossier du demandeur ainsi que dans un dossier principal réservé au droit à la vie privée.

Notre Responsable de la protection de la vie privée est :

Barbara Toccacelli
Directrice des ressources humaines et des communications
We Care Soins et Services à Domicile
151 Bloor Street Ouest, bureau 602
Toronto, Ontario
M5S 1S4
Téléphone: 416-922-7601